一个称职的经理人在开会和公关时是体现其才干的最佳时间，而开会和公关也恰恰是检验一个经理人必备素质的重要环节。因此在这个时候经理人要展开思考，注意一些问题，把细节做到位，才能将能力全部施展。

做到让每个人都真正参与

我们经常可以看到这种情况。经理人在布置完一件任务后，觉得如释重负，但是发现执行起来并不是想象的那样顺利，许多人并没有真正领会会议上的意思，导致任务执行的中断或拖延。经理人常常对这种情况感到愤怒，但从来都不找自己的原因。每个经理人在主持会议的时候，不仅有进行决定、发布命令的权力，更有调动全体与会者真正参与会议的义务，只有全体与会者真正参与到会议当中，会议才有效率，才会出成果。然而达到这种境界却十分困难，我们可以经常看到开会的时候下面有人看报纸、聊天或者干脆闭目养神，整个会议显得十分懒散，只有领导一个人在台上滔滔不绝，这种会议还不如不开。开会的目的就是达到共同交流和解决问题的目的，如果都是经理人提出问题，再说出解决方法，下面的人不想也懒得想，“就这样吧，反正是你的责任”。

所以，要充分调动所有与会者的积极性，使整个会议活起来，有效率起来。

经理人应喜欢这样的开会形式，即经理人提出问题，不说出自己的解决方法，而是让大家自由发言，并进行辩论，这样虽然不是每个人都有机会发言，但是可以肯定每个人都在想，能达到这个程度，开会的效果也就有了。

让每个人参与有一些技巧：

①开会的议题必须与与会的每个人都有关系或者他们都感兴趣，反对将与开会议题无关的人请到会场上，因为他们的无所事事会影响其他人，从而导致会议效果的降低。

②经理人要创造一种有压力的气氛，迫使每个人都认真地听，认真地想。可以采取这样的方式，经理人拿一张与会者的名单，可以随时请任何一位与会者起来重复刚刚讲过的一句话，或者简单发表一下对某某问题的看法，如果答不上来，经理人就要求他站着开会或者当着大家作自我检讨，这样每个人都有一种压力，这种压力使他们不敢马虎。

③经理人在开会的过程中应该加强引导作用，比如可以在提出问题之后，再提出若干种解决办法，让参与者广泛地讨论，找出最合适的方法；在讨论者分歧太大时可以适当地做一些引导，尽可能使与会者统一起来。

④经理人主持会议讨论的过程中应不时对参与者的发言进行肯定或表扬，即使有时这些发言毫无作用，只有这样才能鼓励更多的与会者踊跃发言，而这位发言者会在表扬与肯定的鼓励下进一步思索，或许会想出具有建设性的建议。

运用开会的头脑风暴法

头脑风暴法由美国著名工程学家奥斯本于１９３９年首先提出来的，原词为“ＢｒａｉｎＳｔｏｒｍｉｎｇ”，用来形容精神病人的胡言乱语，最早被用于广告花样的创造上，后来发展为人们自由发表意见的一种会议形式。在这样的会议上，成员可以无拘无束地去思考问题，畅所欲言地发表自己的意见和看法，而无需任何顾虑。

这种会议参加者一般是专家。１９３５年奥斯本将其论点著书问世时，提出了头脑风暴法会议的四条规则：

在会上对别人提出的意见不许进行反驳或下结论。

鼓励和欢迎个人独立思考，广开言路，以便集思广益。

追求数量，所提的意见越多越好，不要害怕彼此之间相互矛盾。

寻求意见的改进与联系，可以补充、发展和完善相同的意见，从而使某一方案更加完备。

为了取得预期的效果，会议主持者必须创造一个良好的思维环境，经验表明，与会者人数一般为１０～１５人为宜，会议持续时间２０～６０分钟为最佳。经理人即会议的主持人的主要职权在于创造一个自由交换意见的气氛。为了达到这样的目的，在会议开始时，经理人往往必须采取强制提问的做法，其发言应该激发参加者的灵感，从而促使与会者感到急需回答领导所提出的问题。一旦与会者被鼓动起来，各种设想和建议都会源源不断地涌现出来。这时经理人只需根据前面所述原则进行引导即可。

头脑风暴法的具体实施可以用以下几个步骤表示：

主持人明确议题，做到心中有数，然后根据问题的性质挑选组成人员，应保证大多数与会者都是精通所论问题或某一方面的专家；

热身，即通过一两个与议题无关的小问题来激发与会者的兴趣，形成一种紧张而热烈的气氛；

进入主题，提出问题，将与会者的思维引入自己预先设定好的轨道上；

选择富有启发性的重要叙述形式，以便保证在与会者思维最活跃、想像力最丰富、创造力发挥处于顶峰时能够考虑问题解决的最关键的方面；

对方案进行评价，这件工作主要应由主持人来做，应该对各种方案提出技术和经济上的评价。

巧用会议效果的测定技巧

经理人要注意开会的效果，就必须对会议效果作出某种测评，这种测评可以分两大方面，一是直接测定，一是间接测定。

直接测定是针对所有会议参与者的。在开会之前，经理人可以根据开会的意图、内容设立一些题目，这些题目所涉及的内容在开会时都会讲到。会一结束，将这些题目发给与会者做，限定时间，且不允许相互交流。做完后，可以收上来批阅，一来看看与会者有没有认真地听讲，二来可以看出与会者是否真正了解开会者的意图，是否吃透会议的精神。这种测评最直观，也较为简单，但也有一个问题，就是只能看到会议对参与者个人的影响程度而不能发现会议对组织全体工作的作用效果。所以说有一定的局限性，因为会议的根本目的不在于对参与者本人产生什么影响，而是想通过参与者来影响整个工作的进行。

会议的另一个效果测定方法是间接测定法，经理人应自己或派人制定一些工作中的指标。这些指标是工作的量化，能够相互比较，于是开会之前有一些指标，开会之后的一段时间也有一些指标。通过这些指标的对比，就可以看到开会效果的优劣。需要指出的是，用来比较的指标必须与开会的意图和内容密切相关，不然比较就没有意义，也不能反映会议的效果。这种测定方法比较准确，但是做起来比较困难，首先选择指标就不是那么容易，而且要将工作进行量化，有时几乎无法做到。

在实际工作中常常采用两种方法结合来对会议效果进行测定，我们可以让会议的参与者在会议一段时间后对工作进行总结。这种总结需要对开会前后进行对比。经理人可以从这些总结中找出答案，会议的效果有没有达到还可以通过对所有组织成员的问卷调查来进行。问卷调查可以进行两次，一次是在会前，一次是在会议一段时间后。通过问卷的不同结果评定会议是否有效。当然这些问卷的题目也不应该漫无目的，而要紧扣会议的目的与内容。

当然，经理人还有一些特殊的方法来确定会议的效果，如个别地找与会者谈话等。这些都需经理人根据具体情况进行具体分析。

开宗明义，先声夺人的技巧

作为会议主持的经理人必须明确开会的目的，把握会议的主题，事先做好充分的准备，成竹在胸，方可临危不乱，游刃有余，不至于处处捉襟见肘，被动挨打。尤其是会议的导入阶段是会议讨论的关键。

开场白不能拖泥带水，既要把开会目的讲明，又要把重点点出，使与会者有思想准备，为领会会议精神打下良好的基础。同时又不能三言两语，草草了事，意不明，言已尽，给人以茫然之感，使与会者不明白会议的议题，失去对会议的兴趣。好的开头可以一下抓住与会者的心，给人以深刻的印象，吸引人们继续听下去。就像看一部引人入胜的电影，开始就兴味盎然，人们自然急于了解下面的情节。

我们不妨通过一个例子加以说明。李瑞环同志调任天津主管城建的副市长时，上任的第一把火就是拆除临建棚，解决群众住房难的问题。经调查，得知各部门、各系统于当年内都安排了不少住房改造或新建项目，只不过大多是各顾各，考虑自身利益。这样到头来，老百姓还得住临建棚。李瑞环同志决定开个会解决这个问题。他的开场白是这样的：我把各路“诸侯”请来，是以几十万无房群众的名义，向大家借房子。动员大家把准备建房的资金、正在建设的工程、接近完工的房子统统交回市里，由市里统一安排，统一施工，统筹分配，并言明借房和今后还房的优惠比例。这个开场白开门见山，直入主题，让与会者明晰领导决策的决心、决策的目的和决策执行的思路，同时辞情恳切，使人动容，为着天津老百姓的疾苦，与会者深觉责任重大，从而唤起他们尽快落实任务的使命感。

有备而来，自然衔接的技巧

我们开会往往是因为没有找到向人们传递信息和解决问题的更好的途径。正因为如此，会议是为实现某种目的的一种重要形式，要有明确的议题和清晰的程序。会前把你要讲的事情列成提纲，保证会议沿着你的思路一步步进行下去，这实际上就是会议进程的程序。要牢记你希望大家会后知晓的思想或中心议题。你的主持要围绕这一主题。有些经理人为了死死控制住会议的进程，要求秘书为自己写稿子，拉条目，会上拿着讲稿一字一句地读，照本宣科，显得机械呆板。记住，念稿子是场灾难，不要照着念。列出发言提纲，发言时再详细讲，既不脱稿，又能离稿讲话，把讲稿上的内容变成自己的语言，才能令听者觉得亲切自然而非味同嚼蜡，才不至于让人觉得你生拉硬套，不顾会议实际情况只会埋头读稿子。有一年，谭震林同志在湖南攸县蹲点，在一次县社干部会议上，发言的人都是捧着稿子念，枯燥乏味，与会者不是打哈欠，就是抽烟。又一个人讲话念稿子了，念得磕磕巴巴。谭震林打断他，问：你的稿子是谁写的？被问者支支吾吾地承认，是别人帮助起草的。谭震林从衣袋里摸出自己的讲稿说：今天的讲话是你讲，还是别人讲？我都不敢像你那样，三页半的稿子，还要秘书给起草。他接着批评道：官，越当越懒！讲十几分钟的话，都要别人替你写个稿子，这样，不脱离实际才怪！为了给被批评者下台阶，他又说：我打断你的话，很有点不礼貌，为了倡导一种风气，我就要这么做。就是要你知道，这样干是不行的。谭老犀利的话语批评了在某些领导干部中存在的官僚主义作风，同时也告诫我们，要想不照本宣科，就要身体力行，做最充分的准备，保证心中有数。

控制节奏，紧扣主题的技巧

会议的时间有其限度。一般会议的时间以２小时为限度，这是根据人的生理以及心理的条件设定的。超过２小时以上拖拖拉拉、松松散散的会议，只会增加疲劳而不会产生好的效果。为了保证在有限的时间获得满意的结果，作为主持的经理人有责任控制会议的节奏，有张有弛，既使与会者充分交流意见，又要避免发生互相扯皮的现象。

有些发言者话太多。他们喜欢自己说话，似乎要利用每次会议来垄断讨论。对于这种情况，主持人出于对发言者的尊重，一般不应当面直说，而应寻找机会作出巧妙的暗示。如果他发言了，给他适当的时间，然后说，“你提出的几点很好。现在让我们听听其他人的。”以此打断他。如果这一招不灵，就限定时间，比如，每人发言两分钟。若是任由这些口若悬河者不着边际、没完没了地宏篇大论，结束讨论怕是要“等到花儿也谢了”。

有的人不愿在大庭广众之下发表自己的意见而习惯于与周围的人窃窃私语，这往往会干扰会议的正常进行。如果，交谈达到必须加以制止的程度时，你可以通过直接提问来试着打断交谈者，也可停止发言，等着他们安静下来。如果这也不管用，你可以对他们说：“如果你们有什么要说的，请大声说出来，好让每个人都能从你们的讨论中获益。”

与会者在针对某个问题展开讨论时，由于各自的学识、背景、素质、经验与价值观不同，看问题的角度不同，作出的判断、提出的解决方案也不尽相同，与会者往往会各持己见，据理力争。这是讨论深入的表现。但如果意见已趋向集中，这时主持人就应适时终止争辩。否则，针锋相对的双方互不相让，争得面红耳赤，既浪费了时间，又妨碍会议议程的进行。在一些情况下，会议或许会成为发泄私人恩怨的场合，有人会利用它来给部门、企业的工作制造麻烦。作为领导，很可能会成为恶语中伤的对象，遭到攻击，你可能会恼羞成怒，大发雷霆，站出来和对方理论，这实际上已经偏离了会议的主题，不知不觉中正中对方下怀。他的目的就是要让你狼狈不堪，在众人心目中留下一个坏印象。作为会议主持，要保证会议完成既定目的，巧妙的语言技巧可以使你从不利境地中从容地走出来，避免一场无谓的争吵。

有效地控制会议的进程，很重要的一点就是使各项活动尽可能地依照事先预定进程推进，不要轻易加以变更。在有限的时间内，围绕主题展开充分讨论，那种天马行空的“座谈”，只会使会议脱离轨道，进程缓慢。作为主持人，可以采用下面的方法来纠正。你可以说：“这是个颇有意思的意见。这对讨论我们的问题适用吗？”这样可能会使对方觉察到离题了，从而回到正道上来。

打破沉默，积极引导的技巧

如果把会议搞成一言堂，主持人在上面唱独角戏，就失去了集思广益、各抒己见的本意，也不利于充分发扬民主。领导的水平并不体现在以个人权威将自己的意图强加于人，虽然要有“惟我独尊”的威仪，但在方法上要注意灵活多变。在会议上要善于提问，积极引导，使会场呈现出一种生动活泼、毫不拘谨的局面，才有可能从各种不同角度、不同侧面发现问题、提出问题、分析问题、解决问题。

与活跃的讨论形成鲜明对照的是无人发言或一部分人毫无反应的现象。无人发言可能是人们对某个问题还似明非明，难于发表看法。你不妨以这样的话语加以点拨：“这个问题正面一时看不清，假如反过来看呢？从它究竟有多少弊端的角度看，是否应下决心解决呢？”

对于沉默不语的人可以试试激将法：“老黄，您今天一言不发，看来是想‘金杯漱口了’！”旁边可能会有人接口：“老黄向来能说会道，今天怎么会甘拜下风呢？”这样一激，老黄还能不一吐宏论吗？或者你可采用迂回方式引他开口：“老黄，你一直保持沉默，是不是身体不舒服？”对方可能会予以反驳，你正好顺水推舟：“那你就是有不同意见了，说出来让大家听听吗？”有时也可以就某人的发言因势利导，引导大家顺此深入讨论：“老郑认为我校提高教学质量的关键，不在于严格考勤、考试上，而在于联系实际改进教学方法，说得很有道理。大家对此议论一下吧！”对老郑是个鼓励，大家讨论也有了方向，会议就会深入一步。

主持人打开局面，引导会议进行的技巧水平取决于他的认识水平和良好的思维能力。主持人要能够洞察现场情势，抓住众人共同关心的话题，广开言路。可以身先士卒，带头发言，为他人作好铺垫；也可以语调亲切，言语诙谐，吸引与会者的注意力，使那些持漠然态度者也能积极投入；也可以层层设问，启迪思考，借助“头脑风暴”倾听更多意见。会议局面的展开有赖于经理人的引导能力，但在根本上还在于经理人应具备较好的素质。

善始善终，不留蛇尾的技巧

做什么事情务求善始善终，成功的会议总结方式也很重要。“虎头蛇尾”会令与会者有草草收场之感，该明确的认识还模模糊糊，该布置的任务也没有落实，结果大家觉得无所适从，一切照旧。通过会议要收到的预想效果没有实现，白白浪费时间做了无用功。好的总结方式可以起到画龙点睛的作用，强化与会者的记忆，统一认识，并再次鼓动大家的情绪，有效提高会议讨论的质量，巩固讨论业已取得的成果。

可以用总结归纳的方式把会议的主要成果提纲挈领地概括出来，加深与会者的印象。如说：“今天我们学习了×××文件，主要收获是……，弄清了以下问题……。现在，方向已经明确，路子已经找到，让我们今后在各自的岗位上大显身手吧！”这恐怕是最简单、最普遍的总结方式，清楚易懂，对与会者给予有效的指导。

想要一次解决所有问题是大不可能的，也可以用在本次会议中提出而还未得到解决的问题作启发，为下次会议作铺垫。如说：“今天大家提出不少问题，其中‘为什么乱摊派之风屡禁不止？’提得很及时很深刻，只是限于时间，今天没有充分讨论。请大家会后广泛收集材料，深入思考，以便下次再议。”解决原有问题，发现新问题，力求工作中更进一步。

选择符合会议气氛和参加者心理的总结方式，或以豪言壮语鼓舞人心；或感同身受坚定信念；或语意激昂痛陈利弊，这些都有助于强化会议精神，引起与会者的共鸣。如在一次救灾总结讨论会上，主持人最后说：“世上总是好人多，天灾无情人有情，这次抢险救灾中，真正体现了一方有难，八方支援；一家受灾，千家关怀。这次讨论交流，大家畅谈了许多感人的事迹，使我们体会到了许多崇高思想。愿这种精神进一步发扬，愿我们的社会更加美好！同志们，希望大家都能有所思，有所悟。散会！”

会议结束时下达指令，作出工作布署，往往能令与会者心悦诚服地接受，并在会后立即付诸实施。因为会议讨论的过程，就是一个化解分歧逐渐求得统一的过程。人们对现状有了更为全面、清楚的认识，对问题的解决方案达成了一致意见，领会吸收会议精神也就顺理成章了，经理人在总结中要直陈胸臆，当机立断。这时就不能还讲求含蓄委婉，支支吾吾，或以试探的口气“你看这么办行不行？”你是领导，决策要由你作出，不要给下属留下优柔寡断和做事拖泥带水的印象。

还有的领导喜欢在会议结束时说些“你好我好，大家都好”之类的话，以为这样就维护了上下和气的团结局面；或是夸大其辞，说什么开了一次团结的会、胜利的会，上下一致，绝无二心；或是动辄上纲上线发一通什么对组织的前途命运具有决定意义之类的陈词滥调，这些只会让人觉得你不实事求是，招致反感，久而久之，对浮夸之风推波助澜，不利于好的会风的形成。其实，在总结时只要从实际出发，有成绩讲成绩，有问题讲问题，不但不会破坏组织团结，还会唤起员工的责任感、使命感，关心组织的存亡发展，形成更为强的凝聚力。

经理人要展示自己的公关魅力

有人说：“眼睛可以容纳一个美丽的世界，而嘴巴则能描绘一个精彩的世界。”雨果也说：“语言就是力量。”的确，精妙、高超的语言艺术如前所述是魅力非凡的，也被公认为经理人必备的素质之一。可以想像领导一番充满激情的演说，将会给下属留下深刻而美好的印象，使内外舆论对他普遍看好。经理人在社交场合幽默机敏，妙语连珠，语言充满情感，耐人寻味，可以缩短彼此之间的距离，控制社交场合气氛，从而结识更多的朋友。

英国著名的宣传理论家弗雷尔说：“如果某一信息中缺乏影响人情感的成分，那么，这种信息只能属于教育活动的范畴。”普列汉诺夫在《论艺术》中也说：“语言对于人们，不只是表现他们的思想才有用，一样地为了表现他们的感情那也是有用的。”美国心理学家哈特曼结合竞选演说进行实验研究，比较情感与理智在选举时对选民们行为态度的影响。实验结果表明，情感的号召力比理性的号召力大。１９８６年，菲律宾科·阿基诺在大选中战胜了马科斯，其中一个重要的因素，就是她的竞选演说充满情感，极富感染力，牢牢抓住了听众的心：“可怜可怜我们的国家吧！可怜可怜我们前途暗淡的孩子们！让我们结束他们的苦难。我呼吁你们，帮助我推翻马科斯政权……”

情感除了通过语言表达之外，还可以通过语音来表达。语调的高低、语速的快慢、语气的轻重、音量的大小、语气的徐疾都能使人感受到情感的冲击。丹纳认为：“人的喜怒哀乐，一切骚扰不宁、起伏不定的情绪，连最微妙的波动，最隐蔽的心情，都能由声音表达出来，而表达的有力、细致、正确，都无与伦比。”据说意大利有一位著名演员，他在台上用悲切沉痛的语气朗诵阿拉伯数字时，坐在台下的听众居然听得潸然泪下。经理人应注意通过声音的高昂、呼吸的急促、音调的低沉、节奏的缓慢，甚至调动喉音以造就气氛——或慷慨激昂、激情振奋，或悲痛深沉、压抑窒息等等，充分体现其情感。

经理人的公关语言要幽默

幽默是人整体素质的重要组成部分，是既受之于天又谋自于心的特有秉性，它是生活中不可缺少的调味品、润滑剂，有了它便能冰释误会，稀释责任，和缓气氛，减轻焦躁，缓冲紧张；有了它便能使陌路人相识，孤独者合群，戒备者松懈，对立者为友。心理学家瑟琳说过：“如果你能使一个人对你有好感，那么也就可能使你周围的每一个人甚至是全世界的人，都对你有好感。只要你不是到处与人握手，而是以你的友善、机智、幽默去传播你的信息，那么时空距离就会消失。”

被誉为“幸运之星”的美国前总统里根上台后，打算选择国会议员戴维·Ａ·斯托克曼担任联邦政府的管理与预算局局长。但是斯托克曼曾多次在公开辩论中抨击里根的经济政策。怎样才能打破僵局呢？里根给斯托克曼打了个电话：“戴维，自从你在那几次辩论中抨击我以后，我一直在设法找你算账，现在这个办法找到了，我要派你去管理与预算局工作。”一个幽默的电话，不但打破了僵局，而且起到了化干戈为玉帛的功效。幽默法主要有否定式、岔道式和双关式三种类型。

否定式幽默法是指对两个相互对立的事物，从肯定其中一事物出发随之加入另一事物的内容而达到否定前一事物为归宿的公关语言方法。

岔道式幽默法是通过反逻辑的方式造成幽默的经理人公关语言方法。一个年轻的美国记者曾要里根谈谈对联邦政府预算赤字问题的看法，里根回答说：“我并不担心，因为你已经长大，能够自己照顾自己了。”诙谐的幽默既避开了锋芒，又不失礼貌和风度。

双关式幽默法是利用一个词的语音或语义同时关联两种不同的意义并进行曲解的经理人公关语言方法。二战初期，英国首相丘吉尔在美国游说罗斯福总统抗击德国法西斯。一天，当丘吉尔正赤身裸体、大腹便便地淋浴时，不料罗斯福总统不宣而入。当时的场面使双方都很尴尬。丘吉尔急中生智地耸耸肩说：“瞧，总统先生，我这个大英帝国的首相对你可是没有丝毫的隐瞒啊！”一句双关妙语，使进退两难的罗斯福总统捧腹大笑，既幽默又及时掩饰了自己一丝不挂的窘态，又含蓄地表明他的政治立场和态度也是毫无隐瞒与开诚布公的。

经理人的公关语言要委婉

委婉法是运用迂回曲折的语言，含蓄地表达本意的方法。说话者用与本意相关或相反的话语烘托出本来要直说的意思。这是语言交际中的一种“缓冲”方法，尽管这仅仅“只是一种治标剂”（杰弗里·Ｎ·利奇语），但它能使本来也许困难的交往变得顺利起来，让听者（或观众）在比较舒适的氛围中领悟本意。

美国历史上著名的总统林肯一直以具有视觉效果的辞句来说话，当他对每天送到白宫办公桌上那些冗长、复杂的官式报告感到厌倦时，他提出了反对意见，但他不会以那种平谈的辞句来表示反对，而是以一种几乎不可能被人遗忘的图画式字句说出：“当我派一个人出去买马时，我并不希望这个人告诉我这匹马的尾巴有多少根。我只希望知道它的特点何在。”

委婉法也可以分为三种类型：讳饰式、借用式和曲语式。

讳饰式是用委婉的词语表达不便直说或使人感到难堪的经理人舆论控制语言方法。

借用式是借用一事物或其他事物的特征来代替对事物实质问题直接回答的经理人公关语言方法。

曲语式则是用曲折含蓄的语言和融洽的语气表达自己看法的经理人舆论控制语言方法。

语言的含义实际上往往是极其模糊的。美国伯克利的加利福尼亚大学查德教授认为：“在自然语言中，句子中的语言大部分是模糊集的名称，而不是非模糊集的名称。”美国学者弗朗西斯也认为：“程度副词＋形容词”的词组，如“非常快”、“极其慢”等，“只有在中心才是十分清晰的，到了边缘就越来越模糊了”。经理人有时用不确定的或不精确的语言进行交际和舆论控制，常常可以收到精确的语言难以达到的效果。尤其是在外交场合，如报纸载：加拿大政府限令苏联驻加拿大商务贸易代表于１０日之内离开加拿大，因为他们进行了与其身份不符的活动。其中“与其身份不符的活动”便是模糊的语言。

经理人要重视与新闻媒介打交道

美国著名管理学家德鲁克曾说，组织存在的惟一原因是为外界环境服务。在现代社会，社会组织的生存和发展愈来愈依赖于外部的环境。社会组织只有正确处理、协调众多的外部关系，并运用自己的能力去熟悉、适应外部环境，才能使环境有利于组织的生存和发展。社会是组织生存和发展的空间，组织是社会的组成部分，二者相互依存、同枯同荣。搞好组织的外部公关协调，是一个组织获得事业成功的不可或缺的基本条件之一。

组织的外部公共关系，是指那些非属该组织但与其发生关系并且有着广泛影响的公众，即外部公众。而新闻界在这其中，又起着举足轻重的作用。所谓新闻界，一般泛指报社、电台、电视台、网站、通讯社、杂志社等新闻传播机构中有组织的群体。组织与新闻媒介的关系，是社会组织与新闻传播机构、新闻界人士的关系。新闻界通过新闻报道、新闻评论、组织社会评论等方式，在社会范围内发挥表达舆论、反映舆论、引导舆论的特殊功能。

对于领导来说，新闻界公众是具有双重人格的特殊公众。它既是领导组织及经理人赖以实现领导目标的重要媒介，又是领导必须尽力争取的重要公众。新闻媒介有着不可忽视的特性，它传递信息迅速，影响力大，威望度高，可以左右整个社会舆论，影响和引导民意，对社会的经济、政治局势的变化具有不容忽视的作用。因此，在欧美国家被看作是立法、司法、行政三大权力之后的“第四权力”。任何组织和个人都不敢轻视新闻媒介这一重要舆论工具。正可谓：“得之者锦上添花，失之者名誉扫地。”由此可见，任何经理人要想使本组织得到社会舆论的支持，要维持良好的社会声誉，都必须协调好与新闻界的关系。

而要协调好与媒介之间的关系却不是一件容易的事。单从新闻界的角度看，他们的特点决定了成功、顺利、友好交流的难度。比如他们所提问题的广泛性，千奇百怪、无所不包；他们往往掌握着谈话的主动权，常常以出其不意的方式提出问题；新闻从业人员往往具有较强的判断分析能力和敏锐的洞察力，使人难以下台的咄咄逼人的发问，很易使那些不掌握真理或者应付能力低下的经理人当众出丑。

回避问题是做不到的，正确的态度是进行深入的研究，把握一些值得借鉴的规律性的认识，用以指导实际的交流过程。

经理人要尊重特点，实事求是

新闻界的职业特点是重视新闻报道的客观性、及时性和公正性，而不受其他势力左右。经理人必须尊重新闻界的职业特点，尊重新闻记者地位的独立性，而不能把新闻界纯粹当作宣传本组织的工具，诱使或强迫报道有利于本组织的消息。否则就等于轻视新闻媒介的社会地位，结果得不到他们合作和支持。而且，新闻媒介讲求实事求是，喜欢真实，反对弄虚作假，因此领导在同新闻界打交道时，一定要诚恳、真挚，实事求是，提供的新闻素材要真实可信，没有人为因素。不要对记者封锁新闻，哪怕是不利于本组织的新闻，提供新闻时切忌自吹自擂，撰写的新闻稿要保质保量，避免滥竽充数。新闻媒介所提出的问题，一般都是涉及社会政治、经济、文化生活的重大事件，涉及面广，与国家政策、形势走向等重大问题往往有着千丝万缕的联系。这种情况，更要求经理人说话要讲求实事求是，是什么就说什么。确实涉及重大机密，不能向新闻界透露时，也要用外交辞令委婉地表达出来，不要弄虚作假。某些经理人为了炫耀自己的口才，往往言过其实，说一些过头话，夸夸其谈，不仅有可能不经意泄露出本应属于机密的东西，而且给人以不真实的感觉，引起听者的强烈反感。

另外，与新闻界交往还要考虑对方的具体情况，考虑到读者、听众、观众的心理状态。

经理人要主动积极，广交朋友

正是由于媒介的重要作用，要求经理人必须能与媒介进行有效的协调和沟通。这就要求经理人能够主动积极地通过媒介宣传自己，使自己所领导的组织能更多地为人所熟知，以扩大自身的影响力。

新闻媒介具有传播信息快、覆盖面广、可信度高的特点。社会组织要向国际公众树立自己良好的形象，最为有效的手段就是借新闻媒介塑造形象。

自从大众传播媒介产生以后，使我国传统的领导公共关系活动得到了进一步的发展。特别是在我国近代史上，康有为、梁启超等资产阶级维新派运用报纸等传播媒介宣传的政治改良活动，就是在政治领域开展的一次出色的领导公共关系活动。客观地说，资产阶级维新派尽管依靠的是上层社会的知识分子，但他们对知识分子以外的公众力量以及舆论的重要性还是有一定认识的。例如康有为认为，在民族危亡之时，“果能合四万万人，人人热愤，则无不可为者，奚患于不能救！”梁启超则指出：“凡欲为国民有所尽力者，苟反抗于舆论，必不足以成事。”正因为有了这样的认识，康、梁等人运用报纸等传播媒介，在社会上开展了轰轰烈烈的宣传政治改良的活动。梁、康先后组织强学会、圣学会、保国会，创办《中外纪闻》、《强学报》、《新知报》等报纸，大力宣传变法，使资产阶级改良变法思想深入人心，成为一种社会风潮。胡绳先生曾指出：“维新派打出了救亡的旗帜，唤起了群众的爱国热情，因而使他们所发动的政治改良活动成为一个群众性的爱国主义运动。”从这个意义上说，资产阶级维新派开展的宣传政治改良的活动是一次十分成功的领导公共关系活动。因为它在“唤起了群众的爱国热情”的同时，也使维新派与知识分子等公众建立了良好的公共关系，并在一定程度上改善了维新派与其他公众的公共关系。这与现代领导公共关系的传播活动是一脉相承的。

经理人要幽默诙谐，生动形象

经理人在与媒介打交道时，庄重严肃是一个方面，同时也应能恰到好处地使用一些幽默风趣的语句，这样不仅有利于改变经理人高高在上、僵硬死板的形象，活跃谈话氛围，而且能产生意想不到的作用，增强了宣传效果。

在外国优秀的经理人中，也不乏幽默风趣的例子。美国前总统肯尼迪不仅言谈幽默，而且在幽默中还含有一种冷嘲热讽和自我抑贬。一次，当肯尼迪乘坐飞机时，有一位记者问他：如果这架飞机失事了，会发生什么事呢？肯尼迪听后，微微一笑，不慌不忙地说：“有一件事我可以肯定，你的名字会在第二天的报纸上出现，但字体极小。”恰到好处的幽默，不仅活跃了气氛，而且使经理人在笑声中解决了问题，避免了很多不应有的麻烦，是一种有益且有效的方法。肯尼迪正是很好地利用了这一点。

当然，所有这些要求归根结底还要通过经理人的个人素质体现出来，因此，如何提高自身的素质，加强学习和锻炼，才是经理人所应关注的。撇开这些基础性的东西，想通过一些所谓的技巧来达到自由应对新闻界的目的，只是舍本逐末之举，也是不会真正有所进步的。...

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