采购绩效考核与评估可以提供一个客观的标准，来衡量采购目标是否达成，也是衡量采购部门目前的工作表现如何。企业在实施采购绩效评估时，应确定评估的指标与标准，并运用适当的方式和手段,通过采购绩效评估来达到改进采购管理工作的目的。

为何要对采购绩效进行考核与评估

1.有利于采购目标的实现

不同企业，采购目标不一样。如政府釆购的采购单位偏重防止徇私舞弊，釆购作业以“按期、按质、按量”为目标;而民营企业的采购单位则注重“兴利”，采购工作除了维持正常的产销活动外，还非常注重产销成本的降低。因此，各企业可针对采购单位所应追求的主要目标加以评估，并督促其实现。

2.为改进绩效提供依据

采购绩效考核与评估制度可以提供一个客观的标准，来衡量采购目标是否达成，同时，也可以衡量采购部门目前的工作表现如何。正确的绩效评估，有助于发现采购作业的缺陷所在，据此拟定改进措施，借此收到以评促改、以评促建之功效。

3.作为个人或部门奖励的参考

良好的绩效考核与评估方法，能将釆购部门的绩效独立于其他部门而突出显现，并反映采购人员的个人表现，作为各种人事考核的参考资料。依据客观的绩效评估，从而达到公平、公正、公开的奖惩，定能鼓舞采购人员的士气，使整个部门团结协作，形成合力。

4.可对采购人员进行针对性训练

根据釆购绩效考核与评估的效果，可得出采购人员在德、能、勤、绩诸多方面的结论，并针对现有采购人员中岀现的问题拟定改进计划，如：哪些人员表现出色，可以委以重任；哪些人员存在一定的问题，需要参加专业性教育训练；还有哪些人员不适合做采购工作，应转岗或下岗。

5.改善各部门之间关系

采购部门的绩效与其他部门能否密切配合是分不开的。所以，采购部门的职责是否明确，表单、流程是否简单、合理,付款条件及交货方式是否符合公司管理制度，各部门的目标是否协调一致等，均可通过绩效考核与评估予以判断，并可改善部门之间的合作关系，增强企业整体的运作效率。

6.提升釆购人员的士气

有效且公开的绩效考核与评估制度，将使采购人员的努力成果获得适当回报与认定。釆购人员通过绩效评估，将与业务人员或财务人员一样，对公司的利润贡献有客观的衡量尺度,成为受到肯定的工作伙伴，对其士气提高大有帮助。

【釆购感悟】

对采购绩效进行考核与评估，有利于企业发展。

影响采购绩效评估的因素

影响采购绩效评估的因素很多，但其中最重要的还是企业的高级管理人员对采购工作的重视程度，企业高级管理人员对采购业务的不同期望会对所采用的评估方法和技术产生重要影响。

不同企业在釆购绩效的评估方面是不同的。导致这种状况的直接原因是各企业管理风格、组织程度、委托采购上分配的职责不同，而不是由企业的具体特征造成的。关于影响釆购绩效评估的因素主要有以下四种：

1.业务活动因素

评估采购业务的绩效主要取决于与现行采购业务有关的一些参数，比如订货量、订货间隔期、积压数量、安全库存量、保险库存量、采购供应率、现行市价等。

2,商业活动因素

采购业务是一种商业活动，管理人员主要关注采购所能实现的潜在节约额。釆购部门的主要目的是降低价格以减少成本的支岀。采购时要关注供应商的竞争性报价，以便保持一个令人满意的价位。釆购绩效评估采用的主要参数是采购中的总体节约量、市价的高低、差异报告、通货膨胀报告等。

3.物流因素

采购往往被看成是综合物流的一部分。企业采购管理人员也清楚追求低价格有一定的缺点，它可能导致次优化决策。太关注价格会引诱客户因小失大。降低产品的价格通常会使供应商觉得产品的质量可能会同步降低，并会降低供应的可信度。因此企业釆购管理人员要向供应商们介绍产品质量改进目标情况，尽量减少到货时间并提高供应商的供货可靠度。

4.经营策略因素

釆购在很大程度上决定了企业的核心业务以及提高企业的竞争力方面，因为采购业务积极地参与到了产品是自制还是购买决策的研究中。地区性供应商卷入到了国际竞争之中。在这种情况下，企业采购管理人员评估采购绩效主要考虑以下几个方面：基本供应量的变化数量（通常是减少量）、新的有联系的（国际）供应商（订有合同的）的数量以及依据已实现的节约额对底线的贡献大小等。

在企业结构体系中，由于釆购部门所处的地位不同，用于评估采购绩效的方法也有很大的区别。依据表9-1所示，当把釆购看作是一项业务活动时，釆购绩效评估的方法主要是从特征上进行定量的管理性分析。另一方面，当采购被看作是一项经营策略时，这时会采用更加定性的和评判性的方法。在这种情况下，通常使用复杂的程序和指导体系来监控采购过程,提高采购效率，防止采购计划偏离特定的环境。

哪些因素决定是当前比较流行的釆购绩效评估模式呢？由于外在因素的影响，那些把采购看作是一项商业策略的企业必须思考这个问题。这些外在因素主要有：价格和毛利上的压力、丧失市场份额的压力、材料成本显著降低的要求、釆购市场上价格剧烈波动等。这些问题迫使企业必须关注高水平的采购绩效。另外，一些内在因素也会影响企业高级管理人员对采购业务所持有的观点。主要的内在因素有：公司实行的综合物流程度、引进和应用的现代质量概念的程度、材料管理领域的:计算机化程度等等。

由此，可以得出下面的结论，由于每个企业对采购绩效的影响因素及评估方法是不相同的，这导致形成一种统一的方法和评估系统来评估釆购绩效是不可能的。

【采购感悟】

掌握影响采购绩效评估的因素，才能全面公正地对采购人员进行评估。

采购中常见的作弊方式及预防办法

在釆购工作中，釆购人员作弊方法很多，但主要有下列四种。

1.虚构采购业务

虚构采购业务是指会计人员或釆购人员利用材料釆购业务管理及核算上的漏洞，伪造材料釆购业务事项，从而达到支取货款、中饱私囊的目的。其主要作弊手法：

(1)伪造原始凭证，用其代替购货发票以支取货款；

(2)本单位人员与客户内外勾结，以假发票、假进货作弊；

(3)会计员、保管员、采购员相互勾结开具假发票及假入库单入账共同获得好处；

(4)会计人员无证记账、虚支货款；

(5)涂改以前年份的釆购发票，在本期支取货款和入账。

为预防此类事件的发生，企业审计部门在进行审计时应着重审查采购业务原始凭证的真实性，以落实是否有采取伪造或涂改凭证的手法进行作弊；审查釆购业务原始凭证的合法性,以落实是否有用自制凭证或假发票进行作弊；审查采购业务计账依据的完备性，以落实是否有采购无证记账方法进行作弊;审查釆购业务处理的正确性，以落实是否有利用账务处理技巧

套取现金或转移资金等。

2.押金抵物

押金抵物是指会计人员利用材料核算及管理上的可乘之机，向客户收回的保证金抵作材料釆购入账，并将其款项侵吞为己有的作弊手段。

为了应对该作弊方法，我们可以釆取审查材料采购的记账依据是否真实、合法，以落实是否有将押金收据作为入账依据；审查材料采购的价格是否合理，以落实是否有将应退的包装物价一并计入的情况；审査押金核算的账务处理是否正确,以落实是否有不通过往来科目而直接作釆购支出报账；向客户有关部门及人员进行询证，以落实押金是否退回，是否直接侵吞等。

3.有单无货

有单无货是指采购员、会计员或保管员之间相互勾结，利用釆购管理上的漏洞和可乘之机，以正式的采购单据联结算,但却将实物据为己有的一种作弊手段。这种作弊手段大都发生内部控制不严密、材料验收入库及报账制度松散的单位，在内部控制较为严密的单位则表现为合伙作弊，即采购员与验收员（保管员）或会计相互勾结，采取开假入库单等方法报账。为了防止这种情况的发生，企业审计部门在进行审计时应注意从下述几个方面进行审查。审查釆购业务内部控制的严密性，以判断其是否存在薄弱环节和漏洞，进而分析是否有发生作弊的可能性；审查釆购业务原始凭证的真实性及合格性，以落实其是否以伪造、涂改原始凭证的手法进行作弊；审查财物验收制度是否严密，以落实是否有有单无货的情况发生，审查釆购业务记账依据的完备性以及账务处理的正确性，以落实是否有套取现金的现象。

4,涂改发票单价

涂改发票单价是指采购员或货物购买人员利用经营或经办购买业务的职务便利条件，擅自涂改供货方开具的发票单价及金额，然后采取虚报货款的手段，骗取会计部门的信任，使会计部门多付货款，并将其差额侵吞为己有的一种作弊手段。对这种作弊手法，审计对策主要从鉴别发票的真实性，看其数字有无涂改痕迹，了解市场价格行情，看其货物价格是否合理;向供应商调查询证货物价格。

【采购感悟】

知道了采购人员的作弊方式，有利于提前采取预防措施。

采购绩效考核与评估的标准

1.采购绩效考核与评估的指标

釆购绩效考核与评估的指标主要体现在下列五个方面：质量、数量、时间、价格、效率上。

(1)质量绩效指标

这项指标主要是指供应商的质量水平以及供应商所提供的产品或服务的质量表现，它包括供应商质量体系、来料质量水平等方面，可通过验收记录及生产记录来判断。

①来料质量。包括批次质量合格率、来料抽检缺陷率、来料在线报废率、来料免检率、来料返工率、退货率、对供应投诉率及处理时间等。

②质量体系。有通过IS09000的供应比例、实行来料质量免检的物料比例、来料免检的供应商比例、来料免检的价值比例、实施SPC的供应商比例、SPC控制的物料数比例、开展专项质量改进的供应商数目及比例、参与本公司质量改进小组的供应商人数及供应商比例等。

(2)数量绩效指标

当采购人员为争取数量折扣，以达到降低价格的目的时,可能导致存货过多，甚至发生呆料、废料的情况。

①储存费用指标。现有存货利息及保管费用与正常存货水准利息及保管费用之差额。

②呆料、废料处理损失指标。处理呆料、废料的收入与其取得成本的差额。存货积压愈多，利息及保管的费用愈大，呆料、废料处理的损失愈高，显示釆购人员的数量绩效愈差。不过此项数量绩效，有时受到公司营业状况、物料管理绩效、生产技术变更或投机采购之影响，也并不一定都是采购人员的错。

(3)时间绩效指标

这项指标主要是用以衡量采购人员处理订单的效率，及对于供应商交货时间的控制。延迟交货，固然可能形成缺货现象，但是提早交货，也可能导致买方负担不必要的存货成本或提前付款的利息费用。

①紧急釆购费用指标。紧急运输方式(如空运)的费用与正常运输方式的差额。

②停工断料损失指标。停工期间作业人员薪资损失。事实上，除了前述指标所显示的直接费用或损失外，尚有许多间接的损失，例如经常停工断料，造成顾客订单流失，作业人员离职，以及恢复正常作业机器必须做的各项调整及检修等；紧急采购会使得购入的价格偏高，品质欠佳，连带也会产生赶工时间必须支付额外的加班费用。这些费用与损失，通常都未加以估算在此项绩效指标内。

(4)价格绩效指标

价格绩效是企业最重视及最常见的衡量标准。透过价格指标，可以衡量釆购人员议价能力以及供需双方势力消长情形。

通常用年釆购总额、各采购人员采购额、年人均采购额、各供应商年采购额、供应商年平均采购额、各釆购品年度采购基价及年平均采购基价等。它们一般是作为计算采购相关指标的基础，同时也是展示采购规模、了解采购人员及供应商负荷的参数数据，是进行采购过程控制的依据和出发点，是管理者重要的参考数据，而控制性指标是展示采购改进过程及其成果的指标如平均付款周期、采购降价、本地段比率等等。

①年采购额。包括生产性原材料与零部件采购总额、非生产性釆购总额、原材料采购总额占产品总成本的比例等，原材料采购总额，它还可按不同的材料进一步细分为包装材料、电子类零部件、塑胶件、五金件等，也可按釆购付款的币种分为人民币釆购额及其比例、不同外币采购额及其比例。原材料釆购总额按采购成本结构又划分为基本价值、运输费用及保险额、税额等。此外年采购额还可分解到各个采购员及供应商,算出每个采购人员的年采购额、年人均采购额、各供应商年采购额、供应商年平均釆购额等。

②采购价格包括各种原材料的年度基价、所有原材料的年平均采购基价、各原材料的目标价格、所有原材料的年平均目标价格、各原材料的降价幅度及平均降价幅度、降价总金额、各供应商的降价目标、本地化目标、与伙伴工厂联合采购额及比例、联合釆购的降价幅度等。

③付款方式、平均付款周期、目标付款期等。

(5)釆购效率指标

品质、数量、时间及价格绩效指标，主要是衡量釆购人员的工作效果的，而衡量采购人员能力采用采购效率指标。

①采购金额。

②采购金额占销货收入的百分比。

③订购单的件数。

④釆购人员的人数。

⑤釆购部门的费用。

⑥新厂商开发个数。

⑦采购完成率。

⑧错误釆购次料。

⑨订单处理的时间。

2.采购绩效考核与评估的标准

(1)长期绩效

当釆购部门，无论是组织、职责或人员均没有重大变动的情况下，可选择企业或公司长期绩效作为评估目前绩效的基础。

(2)标准绩效

当长期绩效难以取得或采购业务变化比较大的情况下，可以使用标准绩效作为衡量的基础。标准绩效设定要遵循三个原则。

①标准要固定。标准绩效一旦建立，就不能随意变动，要有持续性和连续性。

②标准要富有挑战性。标准的实现具有一定的难度，釆购部门和人员必须经过努力才能完成。

③标准是可实现的。可实现是指在现有内外环境和条件下，经过努力，确实应该可以达到的水平。一般依据当前的绩效可以衡量设定。

(3)行业平均绩效

可以借鉴与本企业釆购组织、职责以及人员等方面相似的同行其他企业或公司的绩效标准，也可以应用整个行业绩效的平均水准。

(4)目标绩效

标准绩效是代表在现状下“应该”可以达成的工作绩效;而目标绩效则是在现状下，非经过一番特别的努力，否则无法完成的较高境界。目标绩效代表企业或公司管理者对工作人员追求最佳绩效的“期望值”。

【采购感悟】

掌握采购绩效考核与评估的标准，才能对釆购人员作出正确的评估。

怎样对采购人员进行绩效考核

釆购人员的绩效主要是通过四个方面来进行考核的。

1.工作评估与定级

工作评估是指按工作岗位或职位的价值及重要性对不同的岗位或职位进行分析、比较，并确定其层次与级别的过程。通常情况下，职位级别与工资待遇是挂钩的，从而体现出该工作岗位的价值大小。

目前，国际上普遍采用的是被称之为HaySystem(Hay体系)的整套体系来进行工作评估及岗位定级。它在大量统计分析的基础上提出了一套数据系统，按这套系统将不同的工作岗位进行逻辑的、公平的比较，再根据比较的结果排出不同岗位在公司或企业中的层次。其重要程度在企业的人事管理中不亚于IS09000国际质量体系认证在质量管理中的重要性，它不仅具有国际普遍性，而且对中国企业管理具有一定的指导作用。以下对Hay体系做一概要介绍。

按照Hay体系的定义，将工作依据其实施的过程进行分解为输入、进行、输出三个阶段，它是由工作技能、工作所能解决的问题以及工作责任三大要素组成。

(1)工作技能

工作技能是指要求完成某一工作所需的知识、技术以及经验的总和，包括以下三个方面：

①专业技能。是指在实际操作过程中所具备的专门技术或专业知识。它可划分为基础性、初步职业性、职业性、高级职业性、基本专业性、专业性、专家专有等八个不同层次。

②人际关系技能。是指该工作岗位中对协调人与人之间关系的能力、沟通与影响他人能力的概括要求，它可分为基本、重要、关键三个层次。

③管理技能。是指该工作在管理过程中计划、组织及控制所涉及的宽度，它可分为任务型、活动型、衔接型及综合型四层。

(2)解决问题的能力

解决问题的能力是指该工作所需的用于分析、评价、处理并总结该问题的思路及思维深度，表现为处理方法的难易程度，它包括思维环境及思维难度两方面。

①思维环境。思维环境指该工作或任务是否具有他人指导，是否有固定工作程序、任务的性质等。它可以细分为完全例行的工作、例行的工作、半例行的工作、标准化工作、清楚定义的工作、粗略定义的工作、笼统明确的工作、抽象定义的工作等。

②思维难度。思维难度分为重复性、模仿性、可变性、适应性、未知性等五个层次。根据工作岗位对解决问题的不同要求，可对应列出各岗位对解决问题的需求比率。按不同的解决问题比率对应相应的技能，即可查出不同的解决问题的得分。

(3)工作责任

工作责任是指该工作最终结果给公司或企业带来的影响,也就是在公司或企业的重要程度。它包括以下三个方面：

①行动的自由度。行动的自由度是指工作中采取行动时受规章制度、程序及授权的限制程度，可划分为明确规定、控制标准、一般规定、指导、一般指导、宏观指导、战略指导等层次。

②工作影响。工作影响可分为次要的、贡献的、共享的、主要的四个层次。

③工作幅度。工作幅度主要根据工作涉及的资金量大小,划分为五个不同的层次，即微小、很小、小、中等、大。

将工作三大要素的分数相加可得出该工作在公司企业中的岗位评估分数，将不同工作的分数排列起来可得到全公司的岗位评估分数记录，再将岗位分数与相应的级别对应就得出岗位定级表。

2.工作描述

工作描述是对不同职位的工作进行规范、详细的说明与阐述。它是由主管负责，经员工与其主管共同商定的针对员工工作岗位而明确的责任规定。它即是员工与其主管双方沟通的结果，也是员工工作和绩效表现考核的依据。

工作描述一般由单位统一制成标准表格，主要包括表头、工作性质与范围和主要职责三大部分。

工作描述是针对工作岗位而设的，相同的岗位或职位其工作描述也相同。

3.工作绩效考核

工作绩效考核一般在年底进行，每年一次，是针对员工个

人表现进行的，包括表头、职责与表现、个人绩效、目标完成情况、总体表现、下阶段目标、个人工作培训与发展的建议等部分。

在考核过去表现的基础上，考核人还应与被考核人同在考核表上确定下一阶段的工作目标、工作改进方向以及为达到下一阶段目标所需的职业培训等，同时根据个人情况提出其职业发展的建议。

4.职业发展

采购人员的职业发展包括两方面的内容：一是公司或企业应根据釆购人员专业技能的要求配备、维护一支合理的、相对稳定的采购队伍，二是针对采购人员本身应提供相应的培训、职业发展及个人提高的机会和机制。二者有机结合起来既能保障釆购能力的培养，又能保证每个釆购人员发展自己的事业。

(1)采购队伍

培养采购人员比较好的途径是从工程、品质或企划初级员工丄作开始，一两年后调入采购部门任助理采购员或后期采购员，再逐步发展为前期采购员、战略采购员、釆购经理。在釆购部门内，最好每年保持5%-10%左右的人员流动率，并有30%左右的专业采购人员长期在釆购领域发展。而70%左右的采购人员在职业发展中能流入其他部门或领域，这样既可保持采购队伍基本力量的稳定及基本能力的继承，同时又增加釆购队伍的活力与创造性，并能将釆购的理念带入其他领域，使整个公司形成对采购的正确认识，从而有利于创造支持釆购工作的大环境。作为一个较为成熟的采购部门，应有70%左右的人具备大学本科及以上学历，其余30%的人具有专科水平。釆购部门平均10年左右的工龄中，具有其他领域如生产、质量等工作经验的平均时间最好在两年以上。

(2)采购人员自身

就采购人员个人发展而言，一方面根据个人工作绩效表现考核的需要，公司或企业应按其岗位专业技能的要求安排相应的培训使其胜任工作；另一方面还应根据其本人的意愿及公司的可能，结合实际提出其将来的发展方向，并安排相应的工作及培训机会。培训作为个人发展的一项重要内容，应考虑50%左右的时间及内容为工作发展及个人职业发展而定。

一般而言，采购人员在同一岗位的时间不宜短于一年，亦不宜超过三年。

【采购感悟】

通过对采购人员进行全方位的考核与评估，?才能确定其是否合格。

如何使用科技手段来提升采购绩效

20世纪80年代以来，越来越多的新技术被采购行业所采纳并取得了良好的经济效益，最典型的就是MRP系统的推广使用及被视为新经济时代作业方式的电子商务在釆购业的应用。

传统通讯技术，如：电话、传真、信函等虽已被使用了上百年，但在今天仍发挥着重要作用，有的企业的采购部到今天为止能够称得上现代工具的还是它们。科学技术的发展为这些古老的通讯手段增添了新的生命力。新技，如：电子邮件、电子数据交换、电子商务采购等则令采购作业也步入了新的台阶。

1.电话

无论单位大小，都离不开电话，电话是除了面对面交谈之外的最直接最迅捷的沟通方式，电话在使用一百多年后的今天起码有两项新增功能令它再创辉煌：第一是语音信箱，受话者在事后可从语音信箱中提取出对方的留言而不致错过或延误需处理的事情，并且可以省去电话直接沟通中的寒暄或客套话,即使是在手提电话日益普及的今天仍有它的生命力；第二，基于Internet或专线的可视电话的出现更是将古老的电话提升为前沿科技，它可将大洋彼岸变成天涯咫尺，如同面对面交流一样。

2.信函

特快专递的出现给日常的采购工作带来了诸多的方便,如：向供应商索要的少量样品、需交付给供应商的盖有文控中心“受控”章的工程图纸或技术文件都可通过特快专递获得或交付到对方的手里。

3.建立企业内部网（Intranet）及使用因特网（Internet）

企业内部网络的建立使得众多部门之间无须见面但又能迅速沟通变成可能，特别是一个部门或高级管理者须向企业大部分人发布消息且又不想兴师动众时，电子邮件便成了最好的选择。不能否认电子邮件已成为沟通的一种重要手段，虽然其效果没有面对面沟通那么好。电子邮件对于采购人员来说作用是非常明显的，因为采购人员的大部分工作就是与企业内部相关人员及供应商沟通，在内部来讲，它免去了频繁召集会议的辛苦，同时也方便了需获得信息的人；对外部来说，用电子邮件传送工程图纸或技术文件给供应商不仅快而且能让供应商获得清晰的原件。现在，虽能在各大网站非常容易地申请到免费或收费的邮箱，但在企业内这种邮箱的使用者是相互独立的，企业员工很难知道同事的邮箱地址，所以这种邮箱并无太大作用。

如今，很多企业办公室的电脑能方便地访问因特网，特别是近来推出的宽频上网让入网者如鱼得水，这给常从网上获得供应商信息或发布采购信息的釆购人员来说实在是如虎添翼,如果一个对因特网产生了“依赖性”的采购人员一旦失去了使用因特网的条件，他会感到犹如失去左膀右臂，工作难以顺利开展。因特网为釆购人员展示了一个巨大的虚实结合的市场，合理利用它会有效提升采购绩效。

4.普及微型计算机及推行MRP系统

没有电脑，网上采购就会成为一句空话；没有电脑，所有数据与资料必须依靠笔写手抄，这样不仅容易岀错，而且数据与资料难于整理、检索和保管。采购人员无电脑，不得不将相当部分时间耗在繁琐的日常公文处理上，这样不仅效率低下而且出错率高。欲提升釆购绩效，就必须将采购人员从费时的机械性事务中解脱出来，把精力与时间放到可以增值的采购活动上去。

推行MRP系统对提升整个企业管理水平有至关重要的作用，谁也不相信一个连MRP系统都没有的企业是一个现代化的企业。MRP系统中的数据不仅全面而且实时性好，许多采购人员所需的数据，如：采购历史数据、一种物料有哪几个可以采购的合格供应商、供应商的基本情况、采购前置时间、釆购申请单、收货状态、库存量、查询供应商货款的支付状况等均可从MRP系统中査询到，这些数据对采购人员实在是太重要了，没有这些数据就无法作出适宜有效的采购决策，甚至无法开展工作。MRP的推行与采购有很大关系的另一方面是供应商的货款支付，在没有MRP系统的企业的釆购人员要花很多时间在“该不该付款及何时付款”上及与财务人员的沟通上，有了MRP系统就大不一样，什么时候该付款、可不可以付款这些问题MRP系统会自动提示财务人员，采购入员也可从系统中查到某供应商的某笔款项有没有支付，也可免去月底的手工对账工作，从而把釆购人员从付款这项本属于财务部的工作中解放出来。MRP系统的使用对规范采购作业、提升采购绩效有不可替代的作用。

5.使用条形码与供应商进行电子数据交换(EDI)

现在越来越多的产品的包装上都使用了条形码，这一串排列整齐的小线条可能包含了物料名称、物料编号、价格、制造商等等信息，工作人员只需用读码器扫描一下便可得到这些信息并自动输入到计算机中，对于釆购来说，条形码在收货时特别有用，不仅迅速快捷而且避免了手工输入容易出错的缺点。

与供应商之间建立电子数据交换(ElectronicDataInterchange,EDI)可极大地缩小采供双方的时空距离，从而更容易将企业内部的优秀管理延伸到供应商，把供应商作为企业的一个部门来管理。

实行EDI的好处可以归纳为“多、快、好、省”四个字：

(1)多

这里所说的“多”有两方面的含义。第一，传递的信息多；第二，采购人员可以做更多的事。

(2)快

电子传输速度之快，其他任何方式都不可能超越。

(3)好

使用EDI能大幅减少数据的重复输入，从而出错的机会变少，保持了资料或数据的准确性。

(4)省

向无纸化釆购靠拢，符合国际环保潮流；EDI的使用可降低釆供双方的库存量、供应商能根据釆购方的最新需求来生产与交货，货款支付也可釆用电子转账，从而可降低釆购总成本。

【采购感悟】

只有掌握了新的采购科技手段，你才能在采购业绩上有所突破。

如何对采购人员进行稽核

为确保采购人员的行为举止符合公司的整体利益，强化采购人员的道德观念，对釆购人员的稽核很有必要。对采购人员的稽核可从以下七个方面进行：

1.选择错误的采购对象

采购人员在选择采购对象时应极为慎重，要采用科学的方法对每个订购对象的产品质量、价格、交付情况、服务水平、信用等级、综合费用等进行定性、定量分析后才能作出决策,如核查情况与所定不符，即可能存在弊端。

2.有意通过中间商购买

某些产品在国内有总代理或其经销商，釆购人员本可通过此种分销渠道釆购，却另行通过了无正式代理分销资格的厂商采购；有时物品可直接向原制造厂商购买，却通过中间商购买。出现这两种情况之一时，都有图利之嫌。

3.采购数量集中一家

如采购物品为通用物品而非专用特殊品，即合乎报价资格的厂商为数不少时，若此物品长期使用，则须经常举行询价;但得标厂商总是固定某家，订购数量亦集中于一家，则可能是买卖双方达成了“默契”。此外，若一次采购同类物品规格多达数十种甚至上百种，而此时某供货厂商的报价在众多产品项

目中全部最低，并由其最后独揽交货数量，则显示，釆购人员有将竞争厂商报价资料泄漏给该厂商之嫌。

4.准购单越级审核

有些釆购主管尽忠职守，对各种可能发生的弊端在其审核准购单时多能事先防范、及时纠正，使得心怀不轨的采购人员几乎无机可乘。但每当釆购主管出差或请假时，居心不良的采购人员即将准购单越级呈请上级主管审核，以期从中牟利。因此，采购主管对于未经其亲自审核的准购单严加盘查，则可发现采购人员的违规行为。

5.生活、行踪可疑

'若采购人员与供应商有所勾结，并获取不正当利益后，有些人则无法掩盖其出手阔绰、大方的举止，“大款”的气派;或与供应商交往过密，非同一般，避讳他人。

6.报价单笔迹与图章可疑

某些采购员为“保障”某供应商得标，可能容许报价厂商提供其他竞争者的报价单，以图蒙混并符合釆购手续。但此供应商为掩饰不实的报价单或伪造厂商的报价专用图章或以设有公司抬头的估价单填用。但由报价单的笔迹可看出有时出自同一人；而盖用公司的印章时，故意将“陪标”厂商的资料弄得模糊不清，以盖用公司印章时，故意将“陪标”厂商的资料弄得模糊不清，以防追查。经验丰富、眼光锐利的釆购主管由这些欲盖弥彰的报价单不难追査出蛛丝马迹，继而发现弊端。

7.信函检举

有些供应商对某些釆购人员的贪得无厌不满，可能会以信函的形式揭发检举其强索回扣或滥报费用等情况。因此，釆购主管及稽核人员即可明查暗访，以搜索采购人员的违规行为。

【采购感悟】

通过对采购人员进行稽核，可以挽回企业的部分损失。

采购审计的经验和技巧

随着社会主义市场经济的逐步完善，企业对组织内部的控制变得越来越严格，对采购工作上暴露出来的问题和存在的不良现象给予了高度重视，企业认识到了釆购审计工作是内部管理的重要内容，只有敢于在企业内部引进审计机制，并大力支持审计人员开展工作，对审计工作开“绿灯”，从人、财、物、各方面给予充分保障，才能使审计工作发挥其应有的作用。因此，企业纷纷积极主动开展内部审计活动，并取得了很大成绩，下面我们来看看某石化总厂开展商品采购价格审计的做法和技巧。

1.开展商品采购价格审计的准备工作

(1)建立商品采购领导体制、运行机制和设立价格审计实施机构

1999年，该厂就成立了价格监控领导小组，总厂厂长任组长，有关总厂副职以及商品釆购和监督业务部门的负责人,为价格监控小组成员。业务部门主要包括：计划处、商品中心、技术处、机动处、信息中心、企管处、监察处、审计处等。价格监控领导小组定期开会研究商品釆购价格管理和监督的工作，协调解决商品价格管理监督的重大问题。同年，在人员编制十分紧张的情况下，总厂在审计处增设了价格审计科,的办事机构，并授权价格审计科在总厂及所属的单位范围内，独立行使对商品釆购价格的审计监督权。

(2)明确实施商品价格审计的品种和送审额

经总厂下文公布：总厂及其所属单位，除购买原油以外的原料、材料、燃料、辅料、设备、配件、办公用品、办公家具、劳保用品等各类商品，凡每批采购金额达3000元或单价在2000元以上的，都要报价格审计科事先审计。同时规定,基建或技改项目中的主要商品，每次釆购金额在50万元以上的商品和计算机等办公自动化设备，必须以招标或议标方式进行采购。

(3)明确职责和权限

价格监控领导小组作为商品采购价格监控的领导机构。其主要职责是重大购销事项，制定商品采购的最高和产品销售的最低限价，总厂及各所属单位的领导釆购审批权限分别为：每笔采购金额在5万元(不含5万元)以下，由釆购部门领导批准；每笔10万元以上的，由总厂厂长批准。不管哪级领导批准的商品采购，其价格都要经过价格审计科审核。价格审计科作为总厂购销比价监督管理的常设机构，其主要职责是监督有关部门贯彻执行国家价格方针、政策、法规和总厂控制价格的有关规定，参加大额化工原材料、燃料、设备等的招标工作，提出重大商品釆购和产品销售控制价格的建议；对信誉不好的供货单位和高于市场价格的商品采购有否决权；深入调查研究；倾听各方面意见，对违反总厂价格管理和损害总厂的行为有权提出处理建议。建立价格信息网络系统，及时掌握市场动态，将大额商品釆购的价格输入计算机进行跟踪管理；定期向总厂厂长报告购销比价管理的情况；履行总厂赋予的其他职责。

(4)把商品釆购价格计列入总厂商品釆购程序之中

为使价格审计工作有章可行，总厂制定了《总厂商品采购价格监控管理暂行规定》、《商品釆购价格审批程序》和《商品采购票据审核程序》，明确了从填制价格申报单，到商品釆购票据审计等一系列规章制度和操作程序，使商品采购价格审计成为商品采购业务的必经程序。

2.开展商品采购价格审计的具体方法和技巧

(1)对商品采购计划进行审核

对商品采购计划进行审核，是对商品采购监督的第一关口，属事前审计范畴。主要是督促有关单位严格遵守总厂商品采购计划和管理制度。对于来申报的采购商品、审计人员先要看其是否符合总厂有关部门下达的计划，除因生产突发事件引起的急需商品采购可事后追补计划外，对无计划或计划不符合的商品采购项目，原则上不予批准。

(2)对商品釆购价格进行审核

对商品釆购价格进行审核，是商品采购比价管理过程的一个关键环节，属事中审计范畴。主要是通过对《商品釆购价格申报单》实施审计监督。凡是列入应申报审计的商品釆购项目。采购部门在申报前，先要进行市场调查，进行货比三家的对比分析，做到“同样的产品比质量，同样的质量比价格,同样的价格比服务”。在初步比价的基础上，由申报部门填写《商品釆购价格申报单》。申报单上详细写明申购商品的名称、数量、规格、型号、技术要求、供货单位、联系电话、传真号，特别是货比三家的情况。接到申报单后，价格审计科对申报的采购价格，在规定的时间内进行审计。审计时，审计人员始终坚持质量与价格相统一的原则，不单求价格低，更注重保证满足生产所需要的质量。凡不超过市场平均价或总厂限价的，价格审计科签署同意釆购的意见，否则，须重新报审。采购价格一经审定，釆购部门必须在审定的价格限额内进行采购，不得突破。对具备招标条件的大宗商品采购，必须以招标或议标方式进行采购。这时，价格审计科派出审计人员参加招标或议标的全过程。在审计人员已介入过的招标议标的工作屮，很多次就是因为审计人员坚持自己的合理意见，促使采购价格多则下降几十万元，少则下降几万元。对批量大的商品采购项目，审计人员比较注重广泛地深入调查研究，充分掌握第一手资料，进行一次性审计。

(3)对商品釆购票据的审核

对商品采购票据的审核，就是对已入库的商品的发票进行审核，目的是防止釆购价高于审批价，或未申报就采购以及超额采购的事项发生，这也是价格审计的一个重要环节，属事后审计范畴。采购的商品结算和付款前，釆购人员要带已批的《商品采购价格申报单》、合同、发票、《入库单》等到价格审计科接受审计。对已申报且不超过审批价、质量合格并已验收入库的，价格审计科在购货发票上加盖“价格审计专用章”;对高于审计核准价格的采购项目，审计人员拒绝加盖“价格审计专用章”，并且总厂明文规定财务部门对未盖“价格审计专用章”的发票一律不予报销和结算。采取这样的措施后,有效地保证了对商品采购价格审计效果的实现。

(4)适时地开展后续审计工作，强化商品采购价格审计效果

为使商品釆购价格审计制度得到严格执行，还定期或在实施财务收支审计、经济责任审计项目时，结合检查各单位商品采购价格申报情况，对发现的问题及时通报，或在审计报告中披露，要求有关部门和有关单位进行整改。

(5)分析价格信息变化，总结积累商品采购价格审计经验

为使价格审计工作做到心中有数，审计人员特别注意从多方面搜集市场价格信息。一是通过计算机网络搜集；二是订阅有关价格报刊杂志搜集；三是向兄弟单位索取；四是通过报价获得；五是通过电话询价获得；六是对已购商品的价格等资料输入计算机进行管理，供以后参考。这样做，既总结了商品采购价格审计工作的经验，又为以后进行商品釆购价格审计打下了基础，形成了在工作中提高业务能力，在业务中促进有效的良性循环。

【采购感悟】

掌握釆购审计的技巧有利于强化企业内部管理。

如何改进采购绩效

采购绩效的改进主要体现在三个方面：

营造良好的釆购组织氛围，充分发掘釆购潜力；以行业最佳指标为目标，不断寻找差距，优化釆购工作；对采购物料供应绩效进行测评，通过排行榜方式，奖励先进，鞭策落后。

釆购部门应定期将釆购人员的业绩、供应商的业绩进行测量，并进行排序后酌情给予奖惩。只有这样，采购绩效才会不断改善。

(1)质量

改进方法主要有：

①依据质量数值大小对供应商进行排名，并排出前几名最差供应商，令其在规定的时间内进行改善，否则降级处分。

②对有希望的供应商，帮助其进行质量改进，派出设计、工艺、质量管理、釆购人员等组成小组，现场研究制作工艺,和供应商一起制定改善方案。

③帮助供应商推行IS09000标准实施。

(2)成本

改进方法：

①按照比率对供应商进行排名，对前几名最差供应商的合同价格合理性进行分析研究，找出原因所在，并令其限期改进。

'②对表现较好、没有欺诈行为的供应商，通过帮助其改善加工工艺、包装运输方式途径来降低物料成本。对于有欺诈行为的供应商，要进行罚款、警告、降比例、除名等处分措施。

③对于确定无法进行成本改进的物料，重新调査该物产的供应群体，认证新的供应商群体。

(3)供应

改进方法:

①依据及时供应率数值大小对供应商进行排名,排出前几名最差供应商，分析原因所在，对属于因供应商原因而造成物料供应不及时，责令供应商限期改善。

②对于由于计划原因造成物料供应不及时，应和计划部一起商计对策，如在需求时间上做优化调整，通过需求分析或预测等手段进行改进。

③对于市场行情较好的物料，其稳定性要求较高，应提前一段时间向供应商做预测提醒，以便供应商安排适量的库存。

④对于地址较近的供应商应优先选取。

（4）采购柔性

改进方法：

①向某一供应商的下订单量不宜大于供应商群体订单容量的60%。

②拓宽物料供应商，重点物料保证三家以上供应商供应。

③加强对供应商的调查研究，认证适量的新供应商作为备用。

(5)服务

根据以下六个方面，针对具体物料设计供应商“服务问卷调查表”，通过打分方法获得供应商的服务指标量化数值。

①物料维修配合；

②物料更换配合；

③设计方案更改配合主动性；

④合理化建议数量；

⑤上门服务程度；

⑥服务意识。

(6)效率

改进方法：

①调查行业平均水平的最高水平，分析研究，寻找差距。

②大多采购工作效率数值正常度与采购流程设置的合理性有关。流程简单实用，采购工作效率就会提高。

(7)稳定性

W=[AQ^Q+AC4-C+AP4-P]:3

式中变量含义：

W——期间釆购波动性数值；

△Q——期间物料质量数据最大值与最小值之差；

Q——期间物料质量平均数据；

AC——期间物料成本数值最大值与最小值之差；

C—期间物料成本平均数据；

AP——期间物料供应数量最大值与最小值之差；

P——期间物料供应平均数据。

(8)人员流动比率

①釆购人员进出比率取值范围应是7%-15%，总体保持

平衡，并与业务需求相匹配。

②若＜7%,则可能因为违反“流水不腐”的自然原则,而发生严重的采购问题，进而影响釆购质量、成本、供应及时性等。

③若＞15%,则可能导致采购工作的连续性不佳，从而导致工作人员采购操作熟练程度不够等问题。

(9)供应商流动比率

供应商流动比率取值范围有研究，总体上应保证采购业务的正常开展，机械、电子、软件的供应商流动比率各不相同。

(10)订单周期

物料订单周期是在采购人员与供应商签订采购合同时所确定的物料从下订单到完成入库的时间差额。

改进方法：

①机械、电子、软件三类物料采购周期不尽相同，应针对不断变化的实际情况实地考察厂地、工艺方法，兼顾包装运输环境等方面，制定较为切实可行的订单周期。

②订单周期作为采购谈判条件之一，要在釆购合同中反映出来。

(11)紧急订单完成率

紧急订单完成率=紧急金成数X100%

改进方法：

①具有先进设备，如数控机床等设备的供应将能提供高效的急单完成率；

②备货是一种快捷反应方式，对市场上的急单可以及时满

改进方法：

①根据市场预测计划和釆购市场的供应行情，及时进行采购资源抢占以支持市场的销售计划，减少呆料。

②掌握产品的生命周期，对需求不大的老产品，制定采购时要小心谨慎。

（采购感悟）：掌握改进采购绩效的方法，能够优化采购工作，充分发掘采购潜力。...

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